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Pourquoi Access plutôt qu’Excel pour gérer des données ?

 

“To be or not to be !” telle est la question ! r2b

 

Choisir entre un Tableur ou une Base de données

 

Les utilisateurs de Microsoft Office demandent souvent pourquoi et quand doivent-ils utiliser Microsoft Access par rapport à Microsoft Excel. Surtout quand ils sont très à l’aise avec MS Excel et ne comprennent pas les raisons pour lesquelles quelqu’un veut utiliser MS Access ou un autre outil de gestion de bases de données.

Voici quelques raisons valables.

 

Relever le niveau de compétences

 

L’expérience dans l’utilisation de Access et Excel montre qu’ils ont l’un et l’autre des forces propres à chacun et qu’ils se complètent naturellement par ailleurs. Un individu qui connaît leurs différences sait aussi quand utiliser l’outil le mieux approprié à la situation, ce qui procure à son entreprise ou organisation un avantage concurrentiel.

Les produits Microsoft Office offrent les outils adéquats pour être en mesure de réaliser les choses par soi-même. Cela permet à l’individu de tirer parti de ses connaissances des outils pour exécuter le travail qui lui est demandé dans le cadre de ses fonctions. Cela est beaucoup plus efficace que de devoir recourir à des «professionnels de l’informatique» qui ont besoin de comprendre les besoins et exigences de l’utilisateur avec une compréhension limitée de la problématique.

 

Avantages des feuilles de calcul Excel

 

La courbe d’apprentissage d’Excel est très courte, il est donc facile de l’utiliser et devenir productif assez rapidement. Rares sont les situations où le personnel informatique est amené à devoir créer des feuilles de calcul que les utilisateurs sont à même de construire par eux-mêmes.

Excel facilite le stockage des données, effectue des calculs mathématiques, formate les cellules, et ajuste automatiquement la mise en page dans le cadre de la sortie de rapports que l’on veut partager avec les autres. Les fonctionnalités avancées telles que des tableaux croisés dynamiques et des graphiques croisés dynamiques facilitent la réalisation d’une multitude de tâches.

 

Inconvénients du tableur Excel

 

Malheureusement, il y a un prix à payer lorsque l’on a recours à des feuilles de calcul. Bien qu’il soit facile de créer des formules, des cellules de référence, copier et coller des données et établir des liaisons entre feuilles de calcul, lorsque la problématique à résoudre devient plus complexe, les feuilles de calcul deviennent plus difficiles à gérer et le résultat au final n’est souvent pas à la hauteur des enjeux. Alors que les feuilles de calcul sont idéales pour créer une analyse ad hoc, elles deviennent lourdes à manipuler au fur et à mesure que les données grandissent et évoluent au fil du temps. A mesure que de nouvelles lignes et colonnes sont ajoutées, les plages et les formules de synthèse doivent être modifiées ou de nouvelles créées, les données et formules ne sont pas toujours mises à jour, et ces erreurs conduisent parfois à de mauvais résultats et à la prise de décisions erronées par une direction, par exemple.

Les défis à relever avec les feuilles de calcul sont dues en grande partie à la difficulté de les maintenir dans le temps lorsque le volume des données augmente.

 

Avantages de Microsoft Access et des bases de données en général

 

Pour les utilisateurs experts dans l’utilisation des tableurs, il est souvent difficile de comprendre ce que les bases de données apportent en fonctionnalité que les tableurs n’intègrent pas déjà. Il y a principalement cinq grands avantages à l’utilisation des bases de données:

• Structuration des données et normalisation au travers de plusieurs tables
• Évolutivité : l’ajout de nouvelles lignes de données à l’infinie
• L’intégrité référentielle des données de l’entreprise
• Requêtes et rapports à la demande
• Automatisation au moyen de macros et de modules VBA

Tables et règles de validation

Les bases de données facilitent non seulement le stockage des informations dans un seul endroit, mais aussi permettent d’y accéder à partir de différents endroits. Par exemple, les informations client peuvent être conservées dans une table client dont le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, courriel, etc. constituent les propriétés. Il est alors simple de les référencer à partir d’objets tels que les requêtes, formulaires et états. Si des changements sont apportés aux informations client, elles sont automatiquement mises à jour dans tous les objets qui en font référence. La structuration de l’information dans des tables tend à permettre un meilleur typage des données, une validation automatique et une meilleure cohérence que ce que l’on peut obtenir avec une organisation à base de feuilles de calcul. Les principes du stockage des données et de leur validation n’est que la partie visible de ce que les bases de données comme MS Access peuvent apporter à l’utilisateur final dans l’accomplissement de ses tâches.

Aucune limite au stockage dans les bases de données

La grande différence avec un tableur est qu’avec une base de données, le stockage est « no limit ». Si elle est bien conçue, avec le temps, de nouveaux enregistrements sont ajoutés en permanence sans avoir besoin d’ajouter de nouveaux champs. Toutes les requêtes, les formulaires et les états continuent à fonctionner sans changement. Différents filtres peuvent être appliqués, mais les résultats sont toujours cohérents. Il n’est pas nécessaire de tester à nouveau les formules (cellules) lorsque de nouvelles données sont ajoutées. Ceci permet l’obtention de rapports précis et cohérents à une périodicité définie dès la conception.

Intégrité des données et l’intégrité référentielle

Pour pallier aux risques d’erreurs inhérents à la saisie des données, les bases de données MS Access fournissent de nombreux outils pour maintenir la qualité des données. Les listes de référence et les règles de validation appliquées aux champs peuvent être facilement mise en œuvre au niveau des tables. Les formulaires peuvent ajouter des règles supplémentaires lors de la saisie de données pour répondre aux choix de l’utilisateur et aux événements qu’il génère. Access offre également l’intégrité référentielle entre les tables pour que les données soient enregistrées de façon cohérente dans la base de données.

Requêtes et rapports

Les requêtes et les rapports produits avec MS Access vous permettent de croiser vos données et de les présenter en détail ou sous une forme agrégée indépendamment de la façon dont elles sont stockées ou triées dans les tables sous-jacentes. Il offre beaucoup de puissance et de flexibilité pour analyser et présenter les résultats. En Utilisant les regroupements, il est facile de consolider les données alors que certaines sont modifiées ou que des ensembles sont ajoutés ou supprimés.

Automatisation au moyen des macros et modules VBA

À partir d’une macro MS Access ou d’une procédure contenue dans un module VBA, il est aisé d’exporter les données d’une table Access ou une requête vers une feuille de calcul Excel. La feuille de calcul peut ensuite référencer ces données pour effectuer des calculs spécifiques ou les présenter avec une mise en forme particulière.

Il est tout autant facile d’importer les données d’une feuille de calcul Excel dans une base de données Access.

Avec les fonctions d’automatisation propres à MS Office, il est possible d’ouvrir une feuille de calcul Excel existante à partir de MS Access, et de placer des données dans des cellules spécifiques, de ce fait, automatiser les mises à jour des données dans les feuilles elles-mêmes.

Inconvénients de Microsoft Access

Le plus grand inconvénient, si l’on puisse dire, de MS Access est que, du fait d’être un gestionnaire de bases de données à part entière, il faut d’avantage de connaissances et sans doute de formation pour pouvoir l’utiliser à bon escient. Comprendre comment définir les tables normalisées, les relier entre elles, et structurer l’information de sorte qu’il soit facile de modifier, interroger, visualiser et obtenir des rapports peut être un challenge. Beaucoup de ces aspects ne sont pas propres à MS Access puisqu’elles s’appliquent à toute construction de bases de données.

La courbe d’apprentissage de MS Access, création de requêtes, élaboration de formulaires, conception de rapports, peut sembler longue. C’est un peu plus compliqué que de simplement mettre les données dans les cellules d’une feuille de calcul. Il peut aussi être frustrant de ne pas pouvoir facilement copier et coller des blocs de données, ou mettre en œuvre des exceptions à la structure d’un rapport (par exemple, vouloir mettre en évidence une valeur spécifique, etc.). Bien que MS Access permette d’automatiser les traitements au moyen de modules de programmes écrits en VBA, et ainsi, une personnalisation totale, il exige cependant un effort beaucoup plus important de la part de l’utilisateur que seulement la conception WYSIWYG de simples feuilles de calcul Excel.

 

Conclusion

 

Microsoft Access, à contrario d’Excel, simplifie davantage les choses lorsque la problématique à résoudre est à un niveau de complexité plus important. Si les données et les extractions doivent être maintenues au fil du temps, les feuilles de calcul mènent la plupart du temps à une impasse. La plupart des organisations ont de nombreuses feuilles de calcul «similaires» qui sont adaptées suivant les circonstances et deviennent passer un degré de complexité ingérables. Une base de données comme MS Access bien conçu permet d’éviter cette limitation. Cela dit, tant Access qu’Excel ont leurs forces et aussi leurs faiblesses.

Souvent, une solution mettant en œuvre des données issues d’une base de données MS Access qui sont exportées vers Excel, ou simplement copiées, offre le meilleur des deux mondes et un juste compromis. L’intégrité des données d’une base de données MS Access avec des extractions bien définies avec Excel pour l’analyse ad hoc, peut permettre de tirer avantage des deux.

Disposer d’outils permettant une grande souplesse de manoeuvre face aux changements procure les moyens d’une meilleure efficace. Microsoft Access est l’un de ces outils.

Vous aurez la possibilité de télécharger gratuitement le support de cours ainsi que les exemples utilisés au moyen d’un lien qui vous sera communiqué à l’issue de la formation. Bien vouloir lire les conditions d’utilisation indiquées sur la page « Rights » du site http://r2b.sudbase.com/ avant toute autre exploitation des documents.

RBS vous propose trois niveau de formation à Access : Initiation, perfectionnement et “Aller encore plus loin avec Access”. Vous serez dans la situation où seul vos objectifs comptent, les moyens d’y parvenir ne sont que les outils pour vous y aider. Access en est un, nous en sommes convaincus.